Publié en anglais par CakeMail le 28 avril 2014
En tant qu’hôte d’un événement, que ce soit un salon professionnel ou un mariage, vous devez porter énormément d’attention au détail et à l’organisation. De la sélection de l’emplacement et du thème, en plus de créer une liste d’invités et de mettre en place le nécessaire pour la nourriture et les boissons, vous devez équilibrer vos compétences à votre patience.
Même les événements les mieux préparés peuvent devenir un véritable désastre si personne ne se présente.
Les courriels peuvent vous assurer le succès de votre événement, car ils :
- Génèrent un intérêt
- Officialisent l’inscription
- Fournissent un moyen simple et rapide d’envoyer un rappel de dernière minute.
Voici quelques astuces pour mieux travailler avec votre liste d’invités et récolter ces RSVP !
Organisez votre liste d’invités
Faites une liste des gens que vous désirez voir à votre événement. À partir de votre liste d’adhésion principale, ajoutez des champs pratiques qui vous permettront d’annoter certains détails, tels que la réponse à votre RSVP ou d’autres informations relatives à l’événement.
Dans votre progression, vous pourrez créer des groupes :
- Groupe 1 consistera des gens sur votre liste qui a répondu à votre RSVP. Cela rendra plus facile la tâche d’envoyer des détails sur les accommodements, les requêtes particulières et après l’événement un courriel de remerciement.
- Groupe 2 consistera de tous ceux qui n’ont pas répondu à votre RSVP. En utilisant un service comme CakeMail, vous pouvez créer des groupes selon les liens qui ont été cliqués ou d’autres critères spécifiques. Vous pourrez ensuite envoyer de l’information supplémentaire et un courriel « Vous nous avez manqué » après l’événement.
Faites usage des champs personnalisés que vous aurez créés pour ajouter de l’information personnelle à propos des réservations dans les courriels et les rappels que vous envoyez.
Assurez-vous que la date soit très claire
Lorsque la date a été officiellement sélectionnée, vous pouvez envoyer un courriel « Réservez la date ! » à vos contacts.
Idéalement, l’avis de « réservation de date » devrait être envoyé 6 à 8 semaines avant l’événement.
Astuce : créez un événement sur le site http://addthisevent.com/, qui vous permet de créer un lien vers un fichier calendrier sous un format Google, Yahoo!, Outlook, Hotmail et iCal, que vos contacts pourront télécharger.
Informez vos destinataires de ce qui les attend
Dans les semaines avant l’événement, créer un « buzz » en partageant ses particularités.
- Si c’est un salon commercial, n’ayez pas peur de nommer quelques-uns des noms mieux connus des gens qui y seront, voire ajouter une courte biographie des conférenciers principaux.
- Partagez le programme ou l’horaire.
- Aussitôt que possible, indiquez à vos invités l’emplacement et informez-les de tout autre événement hors site qui est en même temps que le vôtre. Même si certaines personnes ne pourront pas se rendre à un événement, des activités connexes peuvent améliorer la participation.
Événement à l’extérieur de la ville ?
Assurez-vous de recommander des endroits pour se loger et simples à réserver :
- Créez une page de renvoi (certains hôtels peuvent vous en fournir une, ou vous pouvez utiliser un formulaire en ligne ou une application comme Unbounce pour en créer une) OU une adresse courriel dédiée à gérer les réservations.
- Créez un bouton avec un processus simple pour réserver une chambre.
Simplifiez le processus d’inscription
Cet élément simplificateur devrait être le bouton d’appel à l’action principal qui se retrouve dans chaque courriel que vous envoyez. Assurez-vous qu’il est simple à trouver et idéalement au coin supérieur droit de votre courriel.
Créez un lien qui pointe soit vers la page de renvoi où les gens peuvent s’inscrire, soit vers une adresse courriel où les gens peuvent envoyer leur RSVP.
Rappels de dernière minute
- Fournissez les meilleures routes vers le lieu de l’événement. Y’a-t-il des travaux sur la route ?
- Pointez directement à l’emplacement du site sur une carte Google dans votre campagne.
- Informez les gens de la présence de WiFi et de stationnement (gratuit ? avec frais ?).
- Rappelez l’horaire à vos participants.
- Informez-les de toute modification de dernière minute.
- Créez un mot-clic (« hashtag ») pour l’événement en question, facilitant ainsi le partage sur les médias sociaux.
